導入背景
多くの人手を要する単純作業を人手ゼロ、ミスゼロに
当社が税理法人で税務の業務を行っている都合上、毎年の2月〜3月の１ヶ月間の確定申告の時期に多くの業務が集中します。この１ヶ月間に1,000件ほどの確定申告処理を行わなければなりません。単純作業だけれども膨大量で人手を要する作業をどうにか効率化してかつ正確に処理できないかと思っていました。
選んだ理由
システムの性能とサポート面
実は元々RPAというもの自体は知っていて、検討はしていました。しかしながら当社が検討していたRPAツールは知り合いから元々聞いたもので、試しに使ってみたのですが、システムの認識が不安定、処理速度が非常に遅い、など多くの課題を抱えていました。そこで、RPAラボを運営しているシステムラボさんにご相談したところ、RPAツールを選ぶ際のポイントをアドバイスいただき、当社の運用にあったRPAツールをご提案いただきました。
当社にはシステム開発部門などなく、システム開発の経験など全くない事務担当者が、運用担当となっています。いくらノンプログラミングとはいえ、導入の際には本当にうまくロボット開発できるかの不安がありました。RPA導入で失敗するよくあるパターンはロボット開発担当者がわからないところをわからないままで諦めてしまうケースだとも聞いていました。
当社も検討した上で導入した結果、実際、導入後もロボットの設定で行き詰まる場面もあります。多くのロボットは確かに簡単に設定していけますが、詳しい設定をしようとすると設定の仕方がわからない時があります。これをサポートなしで自社だけで行っていたら、確かにわからない箇所が１箇所でてきたら、そこで止まってしまってそれ以上前に進めずに諦めてしまうだろうなと思います。
ラボさんは聞いたらすぐに具体的に答えてくれます。地域密着で丁寧なサポートをしていただけるので、ロボット担当者も順調にロボットの作成を進められています。
導入効果
人件費よりも安く、業務の平準化・効率化が図れる
今まで確定申告の時期は全職員で集中する処理に追われていました。つまり管理職まで単純作業を行う必要がありました。しかしながら、「システム上のパート」と言われるRPAに仕事を任せることで、業務の代替が進んでいます。現在は、確定申告後の事務所として書類の分類等の単純作業を順次ロボット化していっています。約1,000件程度あり、お客様へのお渡し期日があるため、短期間で早急にする必要があります。さらに、絶対に渡し間違えてはいけない書類なので、短期間で正確に処理するRPAが活躍しています。１ラインセンスでだいたい時短のパートさん１名分のコストですが、１つのライセンスで何体のロボットを作っても料金は同じで、かつ夜中に動かしておくこともできます。時短パートだと昼過ぎには帰りますが、RPAは24時間365日働いてくれます。
今後について
業務日報や顧客管理ソフトとの連携も
現在一番ネックだった確定申告後の単純業務のロボット化による平準化を進めており、今後はomsという会計事務所で用いられるシステムから弊社が利用しているkintoneへの転記作業や集計作業、社内の情報共有等のロボット化を計画しています。労務費が上がってきている中で、単純作業を人が行っていたらなかなかコストが合わない時代になってきました。収益を生み出さない単純作業はロボットによる自動化を行い、人は付加価値の高い業務に集中することで、生産性を高めていく必要があると感じています。
