導入背景
集計業務の効率化と基幹システムの機能強化
毎月の集計業務が月末に重なり月末の総務の負担が大きく、残業が続いている。独自帳票でエクセル管理を行っている様々な帳票の加工が非常に煩雑になっている。工場の効率化は進んでいても事務作業の効率化は進んでいませんでした。相談する先もなく困っていました。
また、ちょうど基幹システムの入れ替えのタイミングで、生産管理システムのパッケージシステムの導入が決定していました。しかしながら、パッケージシステムのため、当社の運用にあっていない部分もいくらかあり、この部分をシステム会社に依頼するとカスタマイズ費用とその月々のメンテナンス費用でかなりのコストがかかる見込みでした。
このエクセルの集計業務と生産管理システムの機能面をどうにかできないかと悩んでいました。
選んだ理由
コスト面スピード面でシステム会社に依頼するよりも良かった
そこで当社の顧問税理士事務所さんに相談したところ、RPAラボを運営しているシステムラボさんをご紹介していただきました。システムラボさんは、システムの総合相談窓口であるため、いきなりRPAの提案、というよりは、現状の状況をお伝えし、把握してもらった上で、RPAという手段はどうかというご提案をいただきました。
RPAという言葉くらいは聞いたことがありましたが、それまで具体的には把握していませんでした。このタイミングで初めてラボさんから具体的で丁寧な説明をしていただきました。
自社でロボット開発を行える点や、スピーディに自社で仕様変更できる点、さらにはコスト面などから、RPAの導入を検討した上で決定しました。ノウハウを持っているラボさんから導入時の注意点や、販売側ならあまり言わないようなよくある失敗例なども教えていただき、顧客目線で丁寧にご説明いただきました。
導入後に本当にきちんと使いこなせるだろうかという大きな不安がありました。メーカーや販売店の多くはウェブでの有料問い合わせだけか、そもそも問い合わせを受け付けていない会社も多く、ロボット導入がうまく行くか心配でしたが、ラボさんは他ではほとんどやっていない電話やオンサイトのサポートまでしっかりしているので、ラボさんで安心して導入しました。また、ラボさんの代表が中小企業診断士であることから、業務改善のアドバイスから補助金活用のサポートまで無料で行っていただきました。
導入効果
基幹システム カスタマイズ費用、メンテ費用の削減
まず大きいのはパッケージシステムのカスタマイズ費用の削減です。パッケージシステムから自社で欲しい独自帳票をエクセルにして吐き出す機能をシステム会社に依頼してカスタマイズするだけで数百万かかる見込みでした。しかしながらRPAで該当箇所を抽出し、エクセルに転記できるため、まずこの費用が不要になりました。月々のシステムメンテ代もかかりません。
さらにRPAは１つのライセンスで何体ロボットを作っても料金は同じなので、この帳票出力以外にも断念していた機能を実現することができます。システム会社に依頼すれば本当に欲しい機能がカスタマイズしてもなかなか実現しなかったりしますが、RPAでは自分が欲しい機能を自分で作れるので本当に欲しいシステムが手に入ります。
集計作業の効率化、繁忙期の平準化
弊社は細かい定型業務がかなりありました。月末に生産管理システムや給与計算システム、その他各種システムから様々なデータを取り出していろいろな帳票を作っています。さらに、取り出したデータを加工して別のシステムに入れ直す業務もあります。これらの業務を徐々にロボットに代替させていっています。
それ以外にも、請求・支払管理等の経理業務や、人事管理業務等、総務関連の様々な分野でロボット化を見込んでいます。ただ、RPAはロボットを作っていると必ずどこかで作り方がわからずつまづきます。ラボさんは気軽に電話してその場で答えてくれるし、困ったらきてくれます。本当に助かります。
今後について
全社効率化を図りたい
弊社ではシステムエンジニアもいますが、RPAについてはシステムエンジニアは、サポート的な立ち位置で、現場の非エンジニアの人間が主体となって現場主導で効率化を図っています。社内のシステムエンジニアは顧客の業務で多忙なため、社内改善の時間はあまり割けないのが現実です。RPAは現場主導で効率化を進められるのが大きな魅力です。
導入時点ではロボット化しやすい総務から導入し、ここで得た知見を元に、他部署にも広げていく計画です。導入段階から様々な部署にRPAの導入は説明しており、総務部の業務ロボット化がひと段落すれば総務部の手が空くので、今度は教える側になって、社内でロボットの増殖を図っていきたいと思っています。今後はロボットを前提とした、システム導入や社内の業務体制の見直しを行いながら全社的な効率化を図っていきたいです。
