導入背景
従業員の勤怠時間や日報の確認に時間がかかる
従業員の労働時間の管理の徹底が取りざたされるようになり、当社でも勤怠管理システムを導入しました。勤怠管理システム導入以前から、毎日の残業申請や日報の記録などでも行っていましたので、これらの整合性が取れているかの確認を行う必要が出てきました。まず勤怠管理システムにログインして残業時間が残業申請時間と合っているかを確認、次に日報の入力内容と合っているかを確認していました。確認時に入力ミスが見つかった場合には、従業員それぞれに電話やメールで連絡し、入力を直してもらい、その後再度確認を行っていました。
毎日発生する業務でしたし、他の業務が立て込んで確認できない日が続くと作業量も膨大になるため、確認作業のために残業をすることもあり、大変な思いをしていました。
選んだ理由
本音の部分を教えてくれた
RPAの導入を検討していた時、RPAラボを運営しているシステムラボさんにもお話を伺う機会がありました。たいていの場合はRPAを導入した時の効果の部分を強調してお話しいただくのですが、ラボさんはRPA導入の失敗パターンについても丁寧にご説明くださいました。失敗パターンが分かっているからこそのサポート体制を作ってくださっていることから、ラボさんでの導入を決めました。
実際、ロボットの開発を進めていくと、当然のことながら分からないことが出てくるのですが、そのたびに何度もお電話させていただいています。おかげで分からない部分をすぐに解決でき、システム部門がない当社でもロボットの開発を進められています。
導入効果
勤怠関係の確認作業がなくなり残業時間がほぼゼロに
勤怠システム、残業申請、日報の確認作業と入力モレがあった際の従業員への連絡作業をロボットに任せるようになって、これらにかかる作業時間をゼロにすることができました。そのため、他の仕事につかえる時間が増え、結果的に担当者の残業時間はほぼゼロになりました。また、いくら確認しているといっても人間が確認するのですから、以前は確認モレ、連絡モレも発生していました。しかし、ロボットが確認作業をしてくれるようになってからは確認モレも連絡モレもなくなりました。
今後について
いずれ人事総務部以外の部署の業務も自動化したい
まずは勤怠関係の自動化を行ったので、今後も人事総務部の業務改善を進めていきたいと思っています。例えば、請求書発送業務や入金消込業務についてもロボットに任さられるのではないかと検討を進めています。まずは人事総務部の業務効率化を行い、いずれは他の部署でのRPA活用も進めていきたいと考えています。
RPAによって単純作業をロボットに任せることで、人は人にしかできない仕事に集中できます。今後も業務効率化を進め、より働きやすい環境を作っていきたいです。
