導入背景

多くの商品の販売実績データを週次で集計していた

　当社は大手にはない小回りの利く商品製造・卸を行っていることが強みです。そのため、商品の規格や種類が多岐に渡っており、約2,000種類もの商品の製造・卸を行っています。
　これらの商品の販売実績データを毎週作成し、それをもとに発注数や販売計画を立てるため、販売実績データには即時性と正確性が必要でした。しかし、集計作業を行うには毎週、販売管理システムから製造数量、販売数量、在庫数量、出庫数量などをエクセルの専用フォーマットに転記する必要があり、大きな業務負担となっていました。また、繁忙期には発注や販売計画担当者が必要なタイミングで販売実績データを集計できない、急いで集計していたために何カ所もミスが見つかる、ということも多発していました。
　そのため、販売実績データ集計担当者の業務を簡素化し、発注や販売計画立案担当者に即時性・正確性の高いデータを渡すにはどうしたら良いか、悩んでいました。

選んだ理由

ロボットが課題を解決してくれる

　RPAラボを運営しているシステムラボさんには以前から販売管理システムの導入などでお世話になっていました。その時は、販売管理システムの機能を使って販売実績データを作れないかと相談していたのですが、当社のエクセルフォーマットが少し複雑だったため販売管理システムから直接販売実績データを作るのは難しいとのことでした。
　しかし、RPAを使えば当社の課題を解決できるかもしれないということで、RPAをご提案くださいました。当社にはシステムに詳しい社員はおりませんし、ロボットの開発などできるのか心配でしたが、開発中に分からないことがあればお電話で何度でも問い合わせて良いというのと、他にもロボットに任せてみたい業務があったので、思い切って導入してみることにしました。

導入効果

販売実績データの即時性・正確性がアップし、不良在庫が減った

　実績販売データの作成をロボットで行うようになって、正確なデータがすぐに手に入るようになりました。販売実績データの即時性・正確性が増したことで、発注や販売計画立案の担当者もより正確に発注数量の決定や販売計画の見直しをできるようになり、今まで、どうしても発生していた不良在庫の数がぐっと減りました。
　特に繁忙期は扱う商品の数も増えるため、発注数量の単位も大きくなります。誤ったデータをもとに発注を行った際には、かなりの数の不良在庫を抱えてしまったこともあったため、販売実績データの即時性・正確性アップは大変助かりました。
　また、販売実績データ集計担当者が集計にかけていた時間がゼロになり、その時間でRPAのロボット開発を行ってくれているので、システムラボさんにも相談しながら社内業務の効率化を進めています。ロボットの開発ではたびたび分からないことが出てきていますが、その都度、ラボさんにお電話させていただいています。おそらく同じようなことを何度も聞いていると思うのですが、そのたびに丁寧に説明してくださり、常に伴走型で支援してくださるので大変助かっています。

今後について

ECサイトの運用を活発にしたい

　現在ロボット開発を行っているのが、ECサイトへの商品情報登録や入金消込作業の自動化です。今までECサイトにはあまり多くの商品を掲載せず、大々的な運用はしてきませんでしたが、ECサイトに関わる業務を自動化できれば、もっと活発にサイトを運用していけると考えています。将来的には、ECサイトに関わる業務時間は今までと同程度に抑えたままで、売り上げを今の約3倍程度にまで増やせたらと思っています。
　当面はECサイトに関わる業務の自動化を進め、これがひと段落したら管理部門の業務効率化を進めていく計画です。