導入背景

Webからの予約受付情報を基幹システムに手入力していた

　当社はサービス業を営んでおり、予約受付件数の70％以上は複数のWebサイトからのものでした。しかし、予約受付システムと自社の基幹システムが連携しておらず、予約が入ればWeb予約であろうと電話予約であろうと、入力担当者が手作業で基幹システムに入力し、そのデータをもとにお客様にサービスを提供していました。基幹システムにはヒトが入力するので、どうしてもヒューマンエラーが起きてしまいますが、お客様にご迷惑をお掛けするわけにはいかないので、担当者が入力後、上司がさらに入力内容を確認するというダブルチェック体制をとっていました。
　せっかくWeb上にはお客様が直接ご入力くださった正しいデータがあるのに、基幹システムに手作業で入力、その後、ダブルチェックや修正をしなくてはならないのは無駄が多いと感じていました。

選んだ理由

当社でもロボット開発ができそう

　何とか予約受付システムと基幹システムを連携できないかと考えていた時に、RPAというシステムがあるということを知りました。このシステムならば当社の業務を効率化できると思い、さらに調べを進めていると、RPAを導入したのは良いがうまくロボットを作ることができず途中で断念してしまった、という話を耳にするようになりました。
　当社にはもちろんシステムを専門にしている社員はおりませんでしたので、せっかく導入しても宝の持ち腐れになるだろうと半ばあきらめていたところに、RPAラボを運営するシステムラボさんをご紹介いただきました。RPA導入での一番多い失敗例は、ロボット開発担当者が開発方法に悩んだすえに、どうすれば課題を解決できるのかが分からず、そのままにしてしまうことだそうです。
　しかし、ラボさんは、開発中に分からないことが出てきたら丁寧に教えてくださり、伴走型の支援をしてくださるとのことで、失敗の心配が少ないのではと思い導入を決めました。

導入効果

Web予約の手入力作業・ダブルチェック作業・入力ミスがゼロに

　複数のWebサイトからの予約受付情報を基幹システムに入力するという作業をロボットに任せてしまってからは、Web予約の手入力作業・ダブルチェック作業がゼロになりました。もともと当社の予約の約6割がWebからのものでしたので、月に20時間程度の業務時間を削減することができました。以前は繁忙期には臨時人員を補強して作業を行っていましたが、今はその必要もなくなり、社員はお客様への対応に注力することができています。
　他にも、入力ミスもゼロになったこともうれしい効果でした。今までは、ダブルチェックをしていても1期あたり5件程度のミスが見つかることがありましたが、今ではそのようなミスもなくなり、お客様にさらに充実したサービスを届けられるようになりました。
　社員にかかっていた無駄な負担がなくなり、より生産性の高い業務に集中できるようになったこと、そして何よりお客様により良いサービスを提供できるようになったことが一番うれしい導入効果です。
　ロボット開発にあたっては、悩むことは何度もありましたが、そのたびに電話で相談してすぐに解決してもらっていました。とても丁寧に教えてくださるので気軽にお電話することができました。

今後について

社員の労務管理にも活用してみたい

　当社では、働き方改革の一環として毎月、超過勤務時間の可視化や、労働時間が長い社員に対しての注意喚起を行っています。この業務も勤怠システムの中に記録されたデータをまとめる作業ですので、RPAを活用できるのではないかと考えています。
　今はまだ、どのようなロボットを開発していけば良いか具体的にはっきりと分かっているわけではありませんが、ラボさんに相談しながらであれば開発できると思っています。今後も、ロボットで自動化できそうな業務を見つけたら、サポートを受けながらロボットを開発し、働きやすい職場を作っていきたいです。