導入背景

売上データの不備確認が大変で店舗を増やせない

　当社にある3つの店舗では、毎日のレジ締めの際、売上データに不備がないかの確認をするために各店舗で1時間程度の時間がかかっていました。その日の売上全てに目を通すため、売上が少ない日でも40分はかかりますし、クーポンを使える日や土日祝日などは1時間以上かかることが多くありました。確認に時間がかかる売上の多い日は、確認する店舗スタッフもレジ締めのころには疲れていて、余計に時間がかかっていたのもあると思います。店舗スタッフが確認した売上データはその後、本部のスタッフに送られ、本部スタッフもデータに不備がないか、全てのデータを確認後、内容をまとめて上司に報告していました。店舗スタッフの確認だけでは不備を見つけられないことも多いため、本部スタッフは毎日3店舗分のデータを確認する必要があり、その業務に多くに時間を使っていました。本部業務の担当者を増やすほどではないのですが、4店舗目を出店すれば担当者の負担が増すのは明白で、新規出店を躊躇していた部分もあります。

選んだ理由

パートさんと同程度の費用負担で課題解決ができる

　最近耳にすることが多くなったRPAを当社も検討してみようということになり、メインバンクの担当者に相談したところ、RPAラボを運営するシステムラボさんをご紹介いただきました。お話を伺ってみると、当社が課題にしていた売上データの確認がRPAでできそうだということや、RPAはパートさんを1人雇うのと同じくらいの費用負担で月々の利用ができるということが分かりました。
　また、同時にRPA導入での失敗談も教えてくださいました。RPAがいくら便利だと言っても、きちんとロボットを動かせるように開発できないと、業務効率化にはつながらないということでした。しかし、ラボさんならロボット開発で困ったときにはサポートしてくださるということでしたので、思い切って導入を決めました。実際、ラボさんはRPA導入実績も多く、開発のノウハウも持たれているので、ロボット開発で困ったことがあればすぐに電話をして、すぐに解決してもらっています。

導入効果

データ確認時間を大幅削減、店舗数拡大を視野に

　RPAを導入して、店舗スタッフと本部担当者が行っていた全売上データの確認を自動で行い、不備のあるデータについてだけ本部担当者にアラートを送るようなロボットを開発しました。もちろん、ロボットの開発は簡単ではなく、当社の者だけでは到底完成はできなかったと思いますが、困ったことがあるたびにラボさんが丁寧に開発をサポートしてくださったので、完成までこぎつけたのだと感じています。
　売上データの確認をロボットで行うようになってからは、店舗でのデータ確認作業は行わないことにしました。そのため、店舗スタッフが店のメンテナンスにかけられる時間が増え、残業時間は減りました。本部担当者はロボットが送ってきたアラートの不備部分のみを確認・訂正し上司に報告すれば良いようになったので売上データの確認にかかる時間は1/4にまで削減できました。
　店舗スタッフ・本部担当者の負担を大きく減らすことができたので、店舗数拡大に向けて本格的に検討を始めています。

今後について

業務効率化を全社に広げていきたい

　1つロボットを完成させることができたので、このまま様々な業務をロボットに任せていきたいと考えています。例えば、今考えているのが、経理部門で行っている請求データと入金データを照合する業務の自動化です。他にも、社内で自動化したい業務の公募を行っているので、社員から寄せられた声をもとに全社で業務効率化を行う予定です。
　ただし、ロボットに向いている業務とそうでない業務があるため、どの業務のロボットを優先的に開発いていくか、ラボさんとも相談しながら進めていこうと思っています。